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情報の共有回付を効率化

ネット

メールへの添付はもう不要

企業等の法人にあっては、各種の報告書や会議資料など、組織全体で共有すべきデータが大量に存在します。こうしたデータは以前は紙にプリントアウトして回覧に供されていましたが、現在では電子メールにファイルを添付するなどして各メンバーに伝送されるのが一般的です。その際、気をつけなければならないのは共有可能なメンバーの振り分けです。法人の全構成員が知るべき情報、特定のセクションのみが知るべき情報、管理職のみに回付される情報など、内容ごとに区分けしながら伝達作業を行うのはなかなか面倒です。このような課題を解決するのに非常に便利なのが、オンラインストレージと呼ばれるサービスです。手間をかけずに、効率的に情報共有を行うことを可能にします。

知らせたい情報を区分け

オンラインストレージは、データファイルをサービス事業者のサーバ内に保管し、インターネット経由でアクセスすることができるサービスです。パソコン内に保存されていないデータでも、端末を選ばずに閲覧や更新ができるという利点があります。オンラインストレージは、法人が保有するパソコンに収まりきらない大量のデータや、部外者に見られたくない機密データなどを保管しておくのに便利なサービスです。データファイルは、パスワードを与えられた者しかアクセスできません。さらに、アクセス権はオンラインストレージ内のファイルフォルダごとに設定できることから、同じ法人内部でもデータを閲覧できるメンバーとできないメンバーをデータの内容ごとに細かく指定できます。したがって、どのフォルダにデータを収めるかを決定するだけで、自動的に特定のメンバーにデータを伝送するのと同じ効果が得られるわけです。